大家都會開周會嗎？很多公司都有周會，大家是怎么開周會的？是流水賬式？一言堂式？還是暢聊模式？

筆者輔導(dǎo)過很多家不同類型的公司，也參與了不同企業(yè)不同級別人員的周會，但大多數(shù)時候會發(fā)現(xiàn)，大部分員工其實很討厭開周會。

為什么呢？我相信，你一定見過這樣的周會場景：

各級管理者坐在一張長長的會議桌前，各負(fù)責(zé)人輪流按照自己準(zhǔn)備好的PPT，都把自己部門上周做了什么，下周打算做什么詳細(xì)地匯報一遍。

這時你會發(fā)現(xiàn)會議室里也只有最高管理者一個人在認(rèn)真聽匯報，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就展開問答模式，一來一往10分20分鐘就過去。沒有被提問的人很有可能注意力已經(jīng)不在會場了，而被提問到的人，也加入到了質(zhì)詢回復(fù)中，時間一再被延長......

像這樣的例會，多人的管理團(tuán)隊二三個小時是跑不掉了，所以留給大家對周會的印象就是“浪費時間”，會議變成了負(fù)擔(dān)和任務(wù)，大家都忘記了開會的目的和意義了。

那么，如何開好很簡單卻又很難開好的周例會呢？

開好周例會其實是有方法的，今天筆者就給大家介紹一個模型——PATIO模型

PATIO模型釋義：

P——目的（Purpose）

A——議程（Agenda）

T——時間（Timed）

I——信息（Information）

O——結(jié)果（Outcomes）

1. 會議的目的（Purpose）

會議一定要有目的，而且這個目的應(yīng)該具體。不僅僅是周會，所有會議都應(yīng)該有明確的目標(biāo)。

大家有沒有想過開周例會的目的是什么？

2. 議程（Agenda）

會議都有一個議程，例會的議程相對固定，可以提高效率。

3. 時間（Timed）

這里注意兩個時間，一個是周例會時間相對也固定下來，比如在每周幾，另一個是會議時長的時間點，如xx:00-xx:00，通?？刂圃?個小時內(nèi)基本就可以了，超過1個小時的周會多數(shù)效率都不高。

如果遇到專項問題，可以再開專項會，不必要占用周會中其他不涉及此問題人員的時間。

4. 信息（Information）

其實就是會議的內(nèi)容。會議內(nèi)容應(yīng)聚焦在計劃結(jié)果上，差異問題上，不要讀流水賬，浪費大家時間，也不要天馬行空偏離會議主題。

5. 結(jié)果（Outcomes）

會議要有結(jié)果，并不僅僅指會議紀(jì)要，而是指會議上發(fā)出的指令任務(wù)，行動計劃等，針對這些指令工作，如何落實？

一定要明確目標(biāo)和評價標(biāo)準(zhǔn)是什么？誰負(fù)責(zé)？誰來檢查？完成日期是何時？需要什么資源保障等，一個高效的會議，都蘊含著PDCA的管理過程。

會議流程的邏輯

會議不只是達(dá)成共識和解決問題的，也是一種團(tuán)隊建設(shè)的過程。

會議流程標(biāo)準(zhǔn)化

A）提前通知會議主題和議程，使相關(guān)人員提前做好準(zhǔn)備，提高在會議中的積極性和參與度；

B）進(jìn)行時間把控和目標(biāo)提醒，避免跑題、會議時間偏長，且效果一般的現(xiàn)象；

C）通過新的工作安排&指令發(fā)布，確保指令的分工明確、及時追蹤更新、提升任務(wù)計劃的合理性；

D）進(jìn)行人員分工，形成過程資產(chǎn)，并將會議決議書面化和傳播，提高會議的有效性；

E）提高會議運營人員的運營能力。

你一定聽過一句經(jīng)典的口號：“會而議、議必決、決必行、行必果”，高效的周會組織召開，也是管理者必修的一堂課，歡迎大家一起交流學(xué)習(xí)！