分配工作需要遵循六個基本步驟（特別是第五步，經常被忽視），否則管理將失控。除了必要的過程外，管理者還應在分配工作前考慮六個前提，并注意每個步驟的意義和價值。

一、六個前提

1. 適度：壓力可以，但不能超過能力太多，否則，下屬會認為，不管怎么做，都完不成，干脆不做。

2. 可控性：如果你想防止管理失控，你必須進行過程檢查。說檢查，不檢查，沒有人注意結果。確保進度、質量、平衡、合作、改進等五個方面都在控制之中。

3. 責任：責任和權利相等，這是基礎知識。然而，通常當下屬接受任務時，他們想要的是權力、利益和責任。在安排工作時，我們應該強調責任。

4. 整體：要有大局觀和整體概念，上級不只有一個下屬，他也不只有一項工作。上級要做好平衡工作，防止鞭打快牛，失去公平。

5. 信任：既然交給他，就不要影響他的指揮或操作，充分信任下屬。否則，他在同事中的聲譽就會下降。

6. 績效考核：無論如何，上級都要有強烈的結果觀念，告訴下屬你想要什么結果，以及如何評價結果。

二、六個步驟

1. 解釋工作的重要性：由于上下級對同一問題的認知不同，上下級必須統一思想，達成共識，形成共鳴。

2. 說明上級要求：明確指出要求，制定具體標準，作為工作檢查的依據和考核標準。

3. 界定職權范圍：什么能干，什么不能干，必須明確規(guī)定，不能越權做事。因為越權后，上級要滅火善后。

4. 討論最終時限：討論達到目標的日期，但上級也要明確，有些日期不能談，視情況而定。

5. 傾聽對方的反應：前四步基本由上級主導，下屬是否完全理解，需要上級進一步確認和澄清。

6. 跟蹤控制：商定糾偏措施。比如下屬拿不定的時候，可以咨詢上級。上級與下屬約定溝通時間，防止趕工。

三、六點意義

以上六個步驟都有其重要性，分述如下：

1. 形成共鳴：思想上達成共識，上下保持一致；

2. 設置標準：有標準便于跟蹤，也便于評價；

3. 避免越權：監(jiān)管先斬后奏，膽大妄為的下屬；

4. 控制進度：任務截止日期先于上級底線；

5. 澄清誤解：上下級確定溝通事項，避免誤解；

6. 糾正誤差：防止趕工：監(jiān)控過程，保持平衡。

正是因為上級做了六點前提思考，才安排了六個步驟，也正是因為意識到了每一步的意義和價值，才不會厚此薄彼。

簡而言之，在安排工作時，我們應該“根據風險來估計，根據我們的能力來做”，首先評估風險，然后通過對下屬成熟度（心理和工作需要改進）的分析，決定將工作分配給誰。