有些單位在實(shí)施“5S”管理時(shí)，總是容易覺(jué)得“5S”只是清潔，保持工作環(huán)境清潔，這些活動(dòng)每天都在做，沒(méi)有什么可注意的，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，“5S”管理自然流于一種拖地，擦桌子的表面行為，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

“5S”看起來(lái)容易，做起來(lái)難，堅(jiān)持下去更難。質(zhì)量管理體系是通過(guò)這些扎實(shí)的基礎(chǔ)工作建立起來(lái)的。筆者認(rèn)為，“5S”管理的實(shí)施必須以此為過(guò)程，遵循PDCA循環(huán)的原則，即規(guī)劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)。

一、規(guī)劃階段

1、編制各部門(mén)的工作流程圖；

2、在人群之間建立共同的愿望。

也就是說(shuō)，“實(shí)施5S管理，提高工作效率”愿望通過(guò)會(huì)議、討論、墻報(bào)等方式在每個(gè)成員之間溝通，使每個(gè)人統(tǒng)一理解，統(tǒng)一思想，產(chǎn)生新的理解和語(yǔ)言能力，產(chǎn)生新的行為規(guī)律，可以幫助培養(yǎng)每個(gè)人積極真誠(chéng)的奉獻(xiàn)和投資，而不是被動(dòng)地遵循。

3、整理過(guò)程和物品

根據(jù)流程圖和新的行為規(guī)則，根據(jù)用途梳理工作場(chǎng)所的所有物品，處理不需要的人、事、物。要點(diǎn)：首先對(duì)各種物品進(jìn)行分類(lèi)，區(qū)分現(xiàn)場(chǎng)需要什么，不需要什么；對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)不需要的物品，要堅(jiān)決清理，這是實(shí)施“5S”的第一步。

二、實(shí)施階段

1、整頓環(huán)境

定量定位需要的人、事、物。通過(guò)前一步的整理，科學(xué)合理地安排和放置現(xiàn)場(chǎng)需要留下的物品，以最快的速度獲得所需的物品，在最有效的規(guī)章制度、機(jī)制和最簡(jiǎn)單的過(guò)程中完成作業(yè)。

要點(diǎn)是：物品擺放需要有固定的位置和區(qū)域，以便于搜索，消除混合存放造成的錯(cuò)誤。物品擺放地點(diǎn)應(yīng)科學(xué)規(guī)范。

例如，根據(jù)物體使用的頻率，經(jīng)常使用的物體應(yīng)該放得近，而不經(jīng)常使用的物體應(yīng)該放得遠(yuǎn)。物品放置視覺(jué)化，使定量裝載物品知道，放置不同物體的區(qū)域選擇不同的顏色和標(biāo)記。

2、清理環(huán)境

打掃辦公空間，通過(guò)清潔活動(dòng)營(yíng)造輕松舒適的工作環(huán)境。清潔活動(dòng)的要點(diǎn)是：

使用自己的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清理，不要依賴(lài)他人，不要增加專(zhuān)門(mén)的清潔工。

清洗設(shè)備，注重設(shè)備的維護(hù)。清洗設(shè)備應(yīng)與設(shè)備點(diǎn)檢相結(jié)合，清洗即點(diǎn)檢；清洗設(shè)備應(yīng)同時(shí)潤(rùn)化設(shè)備，清洗也應(yīng)進(jìn)行維護(hù)。

清理也是為了改進(jìn)。清理路面發(fā)現(xiàn)缺陷時(shí)，要找出原因，并采取措施進(jìn)行改進(jìn)。

三、檢查階段

整理、整改、清理后，應(yīng)認(rèn)真維護(hù)，使現(xiàn)場(chǎng)保持完美、最佳狀態(tài)，即清潔。它是堅(jiān)持和深化前三項(xiàng)活動(dòng)，以消除事故的根源。創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，讓員工快樂(lè)地工作。清潔活動(dòng)的要點(diǎn)是：

環(huán)境不僅要整潔，而且要干凈；

不僅要清潔物品，還要清潔人員本身，如制服要清潔，儀表要整潔；

人員不僅要做到身體上的清潔，還要做到精神上的“清潔”，待人禮貌，尊重他人；

要使環(huán)境不受污染，進(jìn)一步清除渾濁的空氣、粉塵、噪音和污染源，消除職業(yè)病。

制定各種制度，鞏固和維護(hù)這一良好的工作環(huán)境。

四、改進(jìn)階段

培養(yǎng)和提高素質(zhì)。努力提高人員素質(zhì)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，是“5S”活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，各種活動(dòng)就無(wú)法順利開(kāi)展，也無(wú)法堅(jiān)持。

因此，抓住“5S”活動(dòng)，要時(shí)刻注重提高人的素質(zhì)。

通過(guò)前一階段的規(guī)劃、實(shí)施和檢查，在共同愿望和新行為規(guī)則的影響下，實(shí)施和落實(shí)“5S”管理，改善原有的心理模式，完成自我超越，在環(huán)境-情感-工作-效率因素之間，學(xué)會(huì)用系統(tǒng)思維的方法探索其內(nèi)在關(guān)系。

改進(jìn)“5S”和其他管理系統(tǒng)。在改進(jìn)心理模式和學(xué)習(xí)系統(tǒng)思維后，我們將重新審視已建立的管理模式。然后進(jìn)入下一個(gè)PDCA循環(huán)，對(duì)自己提出更高的要求。因此，以“5S”為過(guò)程進(jìn)行管理，堅(jiān)持PDCA循環(huán)，不斷提高現(xiàn)場(chǎng)“5S”水平，即檢查、發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。